¿Qué es el eprocurement y para qué sirve?

El pasado 24 de marzo, uno de los alumnos de MADI, Sergey Gurchak participó en el programa de MADI Talks 2016/17 para hablar de eProcurement. Sergey lleva trabajando más de 10 años en este sector, en empresas como Nestlé.

El Eprocurement consiste en la automatización de procesos internos y externos relacionados con la compra, suministro y pago de productos a través de internet.

Pero, ¿por qué es importante el eprocurement en una empresa? En primer lugar, para definir el precio correcto que incluye el TCO (Total Cost of ownership). Éste incluye el coste de adquisición más el coste del producto, es decir, los costes directos más indirectos (tasas, impuestos, etc). Otra de las funciones del eprocurement es asegurar la cualidad de los materiales, cantidad y plazos de envío de proveedores. Además, también es responsable de la innovación, sostenibilidad y desarrollo de relaciones con proveedores. También otra de sus funciones principales es desarrollar un mejor control financiero, pues éste influye en el fondo de operaciones.

Fases del eprocurement

Desde el punto de vista del proceso del eprocument hay dos actividades principales. En primer lugar, el abastecimiento estratégico, es decir cuando realiza los contratos con proveedores internacionales. En esta primera fase, se negocia con los proveedores, se firma el contrato, etc. En la primera fase, encontramos siete pasos a seguir.

  1. Identificación de las necesidades
  2. Definición de los términos del contrato
  3. Evaluación y selección de proveedores
  4. Concursos o licitaciones
  5. Evaluación de propuestas
  6. Adjudicación de contratos
  7. Gestión o administración de contratos

La segunda fase, denominada contratación operativa, que es la que comienza cuando se ejecuta el contrato firmado.

operational procurement flow
Dificultades que afronta el procurement

  1. Dificultades éticas: No todo se reduce al precio. Deben hacerse compras y contrataciones responsables, con empresas que cuiden a sus empleados, sin malas praxis. Una de las principales funciones del procurement es asegurarse de que sus proveedores cumplen los principios éticos de la empresa.

Lo mismo ocurre cuando las empresas no cumplen auditorías externas ni las leyes de honestidad y transparencia en sus cuentas, o están siendo investigadas por las autoridades por algún tipo de irregularidad fiscal.

  1. Dificultades estratégicas: como las compras estratégicas, volumen de compras y fijación de precios. Los responsables de procurement también afrontan otras dificultades como la centralización y la adjudicación de contratos o la satisfacción de los clientes.
  2. Dificultades operacionales: Los responsables de eprocurement deberán planificar a conciencia la cadena de suministros así como el control de gastos y presupuestos. Además, deberán observar oportunidades ahorro o tail spend.

Desafíos del procurement

Sergii también habló de los desafíos con los que se enfrentará el eprocurement en el futuro. Uno de los principales desafíos será una menor visibilidad sobre las necesidades actuales y futuras.

Otro de los desafíos con los que se enfrenta la profesión es que los solicitantes puedan comprar o llevar a cabo compras sin necesidad de notificación al procurement.

El tercer desafío será la solución de problemas de comunicación como los que ocurren por teléfono, fax o email y que generan en ocasiones malentendidos. Además, los cambios en los pedidos ya solicitados generan mucha confusión y suelen convertirse en fuente de malentedidos y problemas.

Por último, Sergey nos habló del desafío al que se enfrenta su profesión cuando se ocasionan problemas derivados de la aprobación interna de proveedores, o requerimientos de firmas, que lo que hacen es ralentizar el proceso. Otro serio problema es la necesidad de cotización manual de los precios, que provoca grandes retrasos en el proceso debido a la necesidad de tiempo y dedicación que requieren.

Soluciones del eprocurement

Para solucionar todos estos desafíos y problemas con los que se enfrenta diariamente su profesión Sergey nos explicó que la solución se encontraba en las aplicaciones que usaban la nube (Cloud applications).

Encontramos dos tipos de alojamientos.

cloudOn premise es decir, aquel que se aloja en el servidor de la empresa y es ésta quien se encarga de las gestión de su mantenimiento y del software necesario. La ventaja de este tipo de servicios es que las empresas son libres para hacer todo lo que deseen. La desventaja es que es necesaria una mayor inversión económica y en personal cualificado que desarrolle el producto.  

Cloud Computing cuando trasladamos esta responsabilidad a otra empresa. Por ejemplo, Google.N o sabemos donde están los servidores, o quién se encarga de su mantenimiento, pero sabemos que funciona y es seguro. La mayor ventaja de este tipo de servicios reside en la infraestructura necesaria y la reducción de costes que supone. El Cloud Computing es mucho más económico y requiere menos infraestructura que el servidor on premise. Sólo necesitaríamos pagar la suscripción de la empresa que gestiona la nube.

 

Las nuevas tecnologías están contribuyendo a la mejora y el desarrollo de esta profesión en auge. El avance tecnológico y social que están sufriendo las ciudades (smart cities), las comunicaciones (con los smartphones, almacenamiento en la nube, big data, etc) están contribuyendo a la automatización de esta profesión.

Si quieres escuchar de primera mano estas cuestiones, te dejamos el víedo resumen de la charla de Sergey Gurchak sobre e-procurement! Y si quieres saber más de nuestras MaDI Talks no te pierdas nuestro blog y redes sociales donde publicamos el calendario de charlas sobre diferentes temáticas: Networking, Herramientas digitales,  Empleo y carrera  y Hacer negocios en diferentes regiones.